ورکشاپ و یا به زبان ساده‌تر کارگاه‌ به رویدادهای کوتاه‌مدتی گفته می‌شود که با هدف آموزش تعداد معدودی از افراد برگزار می‌شوند. ورکشاپ‌های آموزشی اغلب برای دانش‌آموزان جهت رفع محدودیت‌های آموزش و پرورش کلاسیک و یا برای کارکنان سازمان جهت توسعه‌ی تخصص‌ برگزار می‌شوند. این رویدادها طیف گسترده‌ای از موضوعات از قبیل اقتصاد، روان‌شناسی، هنر، عصب‌شناسی، جامعه‌شناسی و … را در برمی‌گیرند.

یک ورکشاپ آموزشی معقول باید ویژگی‌هایی از قبیل طوفان فکری، یادگیری تعاملی، شبکه‌سازی و حل مسئله را فراهم کند، از همین رو برنامه‌ریزی صحیح آن از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. از طرف دیگر انتقال دانش به دیگران کار پر مسئولیت و دلهره‌آوری است. این راهنما به شما کمک خواهد کرد تا با یک برنامه‌ی منظم یک ورکشاپ اثربخش برگزار کنید.

چیزهایی که نیاز دارید:

قبل از این‌که برنامه‌ی ورکشاپ شما را تنظیم کنیم، از شما می‌خواهم یک کاغذ و خودکار کنار خود داشته باشید.

اگر شما ندانید که کجا می‌خواهید بروید؟ هرگز به آن‌جا نخواهید رسید.

در برگه‌ای که آماده‌ کرده‌اید جدولی با عناوین زیر ترسیم کنید:

• موضوع
• جزئیات
• سبک یادگیری
• زمان
• مواد

 شما باید بدانید کسانی که در ورکشاپ شما شرکت می‌کنند در چه سطحی از دانش قرار دارند؟ مردم سبک‌های یادگیری مختلفی دارند برخی افراد از طریق بحث، تمرین‌های گروهی و یا تصاویر بهتر یاد می‌گیرند و برخی دیگر که فرآیند یادگیری کندتری دارند ترجیح می‌دهند در سخنرانی‌ها حضور پیدا کنند و عده‌ای نیز از طریق آموزش ترکیبی بازدهی بیشتری دارند.

قبل از رویداد اطلاعات و تخصص آن‌ها را کشف کنید و براساس آن محتوایی را که ارائه خواهید داد تنظیم کنید. در حین برگزاری کارگاه به آ‌ن‌ها فرصت معرفی بدهید و این نکته را فراموش نکنید که برخی افراد نیاز به کمک بیشتری خواهند داشت.

 در مورد دوم اشاره کردیم که سه موضوع برای آموزش انتخاب کنید. حال باید هر کدام از سه موضوع را به سه زیرموضوع تقسیم کنید. به عنوان مثال همان‌طور که موضوع اول ما چگونگی کاشتن بوته سیب‌زمینی بود حال این موضوع را به سه زیرموضوع تقسیم می‌کنیم:

• بهترین زمان برای کاشت

• دانه و ابزارهای موردنیاز

• نوع خاکی که استفاده خواهیم کرد

مطمئنا اگر موارد قبلی را به خوبی انجام داده باشید، حال می‌توانید بهترین سبک‌های ممکن را برای ارائه‌ی زیرموضوعات انتخاب کنید. سبک‌های یادگیری می‌توانند شامل موارد زیر باشند:

ارائه: در این سبک از آموزش، شما اطلاعات موجود را با استفاده از اسلاید و یا چارت‌هایی بیان می‌کنید و شرکت کنندگان به آن‌ها گوش می‌دهند. برای معرفی و درک صحیح یک موضوع اثبات شده به کار می‌رود.

بحث عمومی: این سبک نیز یکی از ساده‌ترین سبک‌های ممکن است که در آن یک موضوع مطرح می‌شود و کل اعضا به ترتیب راجع به موضوع بحث می‌کنند. یکی از نتایج مثبت این روش در این است که زودتر به نتیجه دست پیدا می‌کنیم.

کار تیمی: در برخی از موضوعات سخت که احتمال می‌رود مردم به تنهایی به پاسخ‌های قانع‌کننده‌ای دست پیدا نکنند به کار می‌رود. افراد را به گروه‌هایی دسته بندی کنید و از آن‌ها بخواهید کل تفکر گروه را در مرتب کرده و به شفاهی به جمع ارائه کنند و با بقیه افراد نیز تعامل داشته باشند.

بحث‌های دونفری: این نوع دسته‌بندی معمولا در ورکشاپ هایی با تعداد افراد کم اجرا می‌شود و معمولا بحث‌های دونفری جدی‌تر از بحث‌های جمعی است.

انفرادی: این سبک زمانی استفاده می‌شود که افراد نیاز دارند در مورد موارد شخصی فکر کنند یا متن‌هایی را بخوانند. (مردم سرعت خواندن متفاوتی دارند و این‌که یک نفر مبحثی را بخواند و بقیه گوش کنند اشتباه است.(

حال که شما مخاطبان خود را شناختید، می‌دانید چه چیزی به آن‎‌ها آموزش دهید و چگونه این آموزش را ارائه کنید باید ستون جزئیات را تنظیم کنید. در این ستون هر کاری را که باید انجام دهید یادداشت کنید. به عنوان مثال در مسئله‌ی سیب‌زمینی ما موارد زیر را یادداشت کرده‌ایم:

زیرموضوع: بهترین زمان برای کاشت

سبک یادگیری: ارائه + کارتیمی

من با استفاده از اسلایدم به آن‌ها توضیح می‌دهم که بهترین زمان برای کاشت سیب‌زمینی کدام است؟ سپس از آن‌ها می‌خواهم اگر سوالی دارند بپرسند.

حال ۱۰ دقیقه از وقت را صرف کار تیمی می‌کنیم، به عنوان مثال من برگه‌ای از سوالات در اختیار آن‌ها می‌گذارم و می‌خواهم در مدت ده دقیقه آن را پر کنند. سپس به مدت ۵ دقیقه در مورد نتایج بحث خواهیم کرد.

ستون زمان به شما نشان خواهد داد که برای هر بخش چه مدت زمانی را باید صرف کنید. ممکن است شما در این مرحله با مشکل کمبود زمان مواجه شوید که دو راه‌حل در پیش خواهید داشت. اول این‌که موضوعات را محدود کنید و یا این‌که سبک‌ها را تغییر دهید و کمتر تعاملی باشید، در چنین وضعیتی توصیه‌ما تغییر سبک یادگیری است.  اگر زمان اضافی دارید، این خوشحال‌کننده است، چرا که به راحتی می‌توانید موضوعات را به روش‌های دلخواه پوشش دهید و اثربخشی را چند برابر کنید.

به یاد داشته باشید که انعطاف‌پذیری برای یک برگزارکننده رویداد ضروری است، شما باید قادر باشید بیش از هر چیزی مدیریت زمان را مدنظر داشته باشید.

نکته‌ی مهمی که در این مورد بیان شود این است که زمان‌ها را به صورت واقعی، نه براساس طول زمان بنویسید. به عنوان مثال، به جای این‌که بنویسید بخش اول ۱۵ دقیقه، بهتر است بنویسید ۲:۴۵ تا ۳.

در ستون آخر، موادی که در هر زیرموضوع نیاز خواهید داشت بنویسید. به عنوان مثال، شما ممکن است در یک بخش به اسلاید، در بخش دیگر به تعدادی خودکار، کاغذ و یا موارد دیگر برای تیم‌ها نیاز داشته باشید.

در حال حاضر، جدول شما آماده است اما آن را یک بار دیگر مرور کنید تا هیچ تضاد و ناهماهنگی بین موضوعات و سبک‌ها وجود نداشته باشد. اگر همه چیز صحیح است و زمان اضافی هم دارید توصیه می‌کنیم زمان اندکی در ابتدای جلسه را به آشنایی و شبکه‌سازی اختصاص دهید تا افراد با یکدیگر آشنا شوند و بتوانند راحت‌تر کنار یکدیگر یاد بگیرند.

حال همه‌ چیز برای برگزاری یک ورکشاپ فوق‌العاده آماده است به جز محتوایی که بسته به میزان تخصص شما روی موضوعات دارد و موقعیت فیزیکی که بستگی به شرایط و تعداد شرکت‌کنندگان دارد.

برای موقعیت فیزیکی باید به موارد ذیل توجه کنید:

طراحی و نحوه‌ی چینش صندلی‌ها که براساس نوع سبک انتخابی شما فرق خواهد کرد. اما با استفاده از راهنمایی ما می‌توانید بهترین سبک چینش را انتخاب کنید.

در مورد موقعیت جغرافیایی خود براساس تعداد شرکت‌کنندگان و سایر متغیرها تصمیم بگیرید.

هیچ شکی نیست که برنامه‌ریزی برای برگزاری یک ورکشاپ اثربخش کار فوق‌العاده سخت و زمان‎‌بری هست. اما اگر شما زمانی را برای فکر کردن و پیدا کردن راه‌حل‌های خلاقانه صرف کنید به مخاطبان‌تان ارزشی ارائه خواهید کرد که با هیچ چیز دیگری قابل مقایسه نخواهد بود.

همان‌طور که اشاره کردیم، کارگاه را با یخ شکنی شروع کنید، به خصوص اگر موضوعاتی که به آن‌ها خواهید پرداخت سخت و حساس باشند، قبل از شروع، راحتی و آرامش شرکت‌کنندگان بسیار مهم است. در صورت امکان از برگزاری ورکشاپ بعد از ناهار خودداری کنید، چون انرژی شرکت کنندگان در پایین‌ترین حد خود خواهد بود. بنابراین رویداد خود را برای صبح و یا عصر برنامه ریزی کنید.

با توجا، برنامه‌ریزی کارگاه شما را ما بر عهده می‌گیریم.